Privacy statement

Waarom een privacyverklaring?

Accello behandelt en beveiligt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid. Dit betekent dat Accello maatregelen heeft genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegd gebruik. Accello bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Deze uitgangspunten heeft Accello in deze privacyverklaring uitgewerkt. 

De bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze klanten, bezoekers van onze website en van collega’s is voor Accello van essentieel belang. Accello houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Met deze privacyverklaring informeert Accello u over:

• wat persoonsgegevens zijn;
• waarvoor wij uw persoonsgegevens gebruiken;
• wat wij bedoelen met verwerken;
• hoe wij uw gegevens beveiligen;
• van wie wij persoonsgegevens ontvangen;
• aan wie wij persoonsgegevens doorgeven;
• welke rechten u heeft;
• welke persoonsgegevens wij verzamelen en;
• hoe lang wij persoonsgegevens bewaren.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u. U deelt persoonsgegevens met Accello als u klant bij ons bent of als u contact met ons hebt. Het gaat dan niet alleen om uw naam, telefoonnummer of  e-mailadres, maar ook om bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer en Burgerservicenummer (BSN). Het gaat in feite om alle gegevens die we met u in verband kunnen brengen.

Wat bedoelen we met verwerken?

Verwerken is een breed begrip. Denk daarbij aan: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?

Accello verleent administratieve diensten en producten aan u en dat willen we zo goed mogelijk doen. Daarom vragen we naar persoonsgegevens en verwerken we die ook. Accello verwerkt zo min mogelijk persoonsgegevens en vraagt alleen naar gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst. We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Overeenkomst tot het verwerken van administratie

Zonder persoonsgegevens kan Accello geen administratie voor u verwerken. Persoonsgegevens gebruiken wij bijvoorbeeld om:

• te onderzoeken of u klant bij ons kunt worden;
• uw gegevens goed in onze administratie te zetten en bij te werken als er wijzigingen zijn;
• uw administratie/producten te beheren;
• contact met u op te nemen;

Risico’s verkleinen

Accello is een betrouwbare administratieve dienstverlener. Om ook  in de toekomst betrouwbaar te blijven, is het belangrijk om alert te zijn op risico’s die Accello loopt. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• fraude te kunnen voorkomen en aan te pakken;
• vast te stellen of u bent wie u zegt te zijn;
• te zorgen voor goede informatiebeveiliging;
• intern kwaliteitsonderzoek naar mogelijke problemen en risico’s te doen en te toetsen of wetgeving goed is ingevoerd;
• klant(tevredenheids)onderzoeken uit te voeren;
• statistische of wetenschappelijke analyses uit te voeren;
• onze collega’s te trainen en te coachen.

Voldoen aan de wet

Voor Accello gelden wettelijke verplichtingen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Wij zijn verplicht persoonsgegevens te verwerken:

• om vast te stellen wie u bent, wanneer dat moet op grond van de wet;
• om gegevens door te geven aan (overheids)instanties wanneer dat verplicht is;
• ter voorkoming of bestrijding van witwassen of terrorismefinanciering.

Marketingactiviteiten

Accello houdt u graag op de hoogte van haar dienstverlening door middel van e-mails, brieven, nieuwsbrieven en via onze website of social media. Vaak zijn ook daarvoor persoonsgegevens nodig. Wij gebruiken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

• te verzamelen en te analyseren;
• marktonderzoek te doen;
• nieuwsbrieven te versturen.

Voor het doen van persoonlijke aanbiedingen via e-mail, nieuwsbrieven of social media vragen we u van tevoren om toestemming. Wanneer u geen persoonlijke aanbiedingen meer wilt ontvangen, dan kunt u dat kenbaar maken via onze website of rechtstreeks via e-mail.

Profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Accello kan uw persoonsgegevens combineren met bijvoorbeeld (openbare) gegevens, om deze te analyseren en en voorspellingen te doen wat betreft de diensten of producten die u nodig zult hebben. Op basis van deze analyses of voorspellingen delen wij personen in in categorieën (profielen). Dit heet profilering. Accello kan u bijvoorbeeld een aanbieding doen of bepaalde informatie verstrekken waarvan wij denken dat die relevant voor u is, gezien uw profiel. 

Hoe komen we aan persoonsgegevens?

Van iedereen die contact met Accello heeft (gehad), leggen we persoonsgegevens vast en gebruiken we die zolang dat nodig is. Dit kunnen onze klanten zijn, maar bijvoorbeeld ook personen die ons om informatie vragen, een offerte aanvragen of anderzijds contact met ons leggen.

Ook van onze medewerkers, contactpersonen van leveranciers en vertegenwoordigers verwerken wij persoonsgegevens.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Accello besteedt veel zorg aan de beveiliging van onze ICT systemen, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn. 

Gaat er toch een keer iets mis? Dan komen we in actie. Datalekken lossen we op en registreren we. Als het nodig is melden wij datalekken aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan u. Accello meldt een incident altijd bij de toezichthouder en bij de betrokken personen als we inschatten dat het waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van deze personen..

Al onze medewerkers zijn gescreend en hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Alleen geautoriseerde Accello collega’s mogen uw gegevens inzien en verwerken.

Accello deelt uw persoonsgegevens in beginsel niet met ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte. Als het in een voorkomend geval noodzakelijk is dat uw persoonsgegevens wel worden gedeeld met ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgt Accello ervoor dat uw gegevens adequaat worden beschermd.

Van wie ontvangen en met wie delen wij uw gegevens?

Van wie ontvangen wij persoonsgegevens?

Naast de gegevens die Accello van u ontvangt, krijgen wij van bepaalde organisaties waarmee wij samenwerken (bijvoorbeeld dataleveranciers) ook gegevens om risico’s te beoordelen en onze dienstverlening te verbeteren.

Met wie delen wij gegevens?

Accello deelt uw persoonsgegevens alleen met andere organisaties als dit nodig is voor onze dienstverlening of als we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Indien nodig wordt met deze andere organisaties een verwerkersovereenkomst gesloten. Deze organisaties kunnen worden onderverdeeld in de volgende categorieën: 

• Samenwerkende bedrijven

Accello werkt samen met bedrijven die ons helpen bij onze dienstverlening, bijvoorbeeld expertisebureaus. Wij delen met deze bedrijven alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Met bedrijven die uw gegevens in onze opdracht verwerken, spreken wij af dat zij op eenzelfde manier met uw gegevens omgaan als Accello. Met die bedrijven sluiten wij een verwerkersovereenkomst. 

• Overheden

Overheidsinstanties waaraan wij indien nodig persoonsgegevens verstrekken zijn algemene en bijzondere opsporingsinstanties (zoals politie en justitie), de Belastingdienst of toezichthouders (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens). Deze partijen moeten Accello expliciet om uw persoonsgegevens vragen, behalve bij fraude of misbruik van onze diensten. In dat geval doen we zo nodig aangifte bij de politie en geven we persoonsgegevens door die te maken hebben met de fraude.

• Financiële instellingen

Accello deelt sommige persoonsgegevens met financiële dienstverleners zoals banken (denk aan bankkoppelingen die vaak gelegd worden), als dat nodig is met het oog op de verwerking van uw administratie. 

• Op uw verzoek met andere organisaties

Op uw verzoek en/of met uw toestemming deelt Accello ook persoonsgegevens met andere organisaties. Wij geven dan alleen gegevens door die nodig zijn of waarvoor u toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld in het geval waarin u een beroep doet op uw recht op dataportabiliteit. Dit is 

uw recht om gegevens die u aan ons heeft gegeven, door te geven aan een andere organisatie.

Welke rechten heeft u?

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft u de volgende rechten: 

Recht op inzage van uw gegevens

U heeft het recht te weten of uw persoonsgegevens door Accello worden verwerkt, welke dat zijn en voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt. U kunt Accello vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd. 

Recht op aanpassing van uw gegevens

Bent u van mening dat uw persoonsgegevens door Accello niet juist worden verwerkt, dan kunt u ons verzoeken dit aan te passen. Soms kunnen of mogen wij geen wijzigingen of verwijderingen doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd met de wet is.

Recht op verwijdering van uw gegevens

Dit is uw recht om uw gegevens door ons te laten verwijderen of wissen. Dit is niet altijd mogelijk omdat er vaak (wettelijke) bewaartermijnen gelden waarbinnen wij uw gegevens moeten bewaren. 

Recht van beperking van uw gegevens

In het geval Accello uw persoonsgegevens gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of het nakomen van een wettelijke verplichting, heeft u het recht bezwaar te maken tegen het verwerken van die gegevens.  

Recht op overdracht van gegevens (dataportabiliteit)

Dit is uw recht om bepaalde gegevens over te laten dragen aan een andere dienstverlener. 

Recht op bezwaar maken

U kunt bezwaar maken tegen de wijze waarop Accello u benadert via direct marketing of tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om te analyseren en te profileren voor marketing- en verkoopdoeleinden. 

Wilt u van deze rechten gebruik maken? Neemt u dan contact met ons op.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

We verzamelen en verwerken diverse categorieën van persoonsgegevens.

Persoonsgegevens over wie u bent

Accello legt alleen gegevens vast die we echt nodig hebben, zoals:

• naam, adres, (aanspreek)titel, telefoonnummer en e-mailadres. Als uw minderjarige kinderen klant zijn, ook de namen en geboortedata van de kinderen;
• namen van contactpersonen en vertegenwoordigers, voor zover van toepassing;
• in welke rol u optreedt (bijvoorbeeld gemachtigde, vertegenwoordiger, bestuurder etc.)

Accello gebruikt deze gegevens om u persoonlijk, op het juiste (e-mail-)adres en op de juiste manier te kunnen benaderen. Het kan ook zijn dat iemand anders namens u mag optreden. Dan hebben we ook de gegevens van deze persoon nodig.

Contactgegevens

Wanneer Accello contact met u heeft gehad leggen wij een aantal gegevens vast, zoals:

• waarover het contact ging en hoe dat is dat verlopen. We kunnen daarvan aantekeningen maken en leggen relevante gegevens vast in onze systemen;
• wanneer het contact plaatsvond en met welke persoon;
• hoe u contact met ons had (via post, telefoon, website, e-mail, nieuwsbrief, app, adviseur, derden).

Wij gebruiken deze contactgegevens ter dossiervorming om zo te kunnen zien waar we het eerder met u over hebben gehad.

Gegevens inzake uw administratie

Wij hebben persoonsgegevens nodig om uw financiële administratie te verwerken, zodat we  uw jaarstukken en belastingaangiften kunnen opstellen. We administreren daarvoor persoonsgegevens zoals uw geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, gegevens van gezinsleden indien relevant, bankgegevens en uw beroep.

Financiële gegevens

Financiële gegevens kunnen gevoelige informatie bevatten. Accello is hier terughoudend in en treft hiervoor extra beveiligingsmaatregelen.  

Burgerservicenummer (BSN)

In het kader van de diensten die Accello aan u levert is uw BSN benodigd om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Gegevens nodig voor veiligheid en fraudebestrijding

Accello bewaakt haar eigen reputatie en die van het gehele financiële stelsel. Wij stellen onze klanten, hun activiteiten en mogelijke risico’s centraal. Daartoe is het op grond van wet- en regelgeving noodzakelijk dat Accello (doorlopend) klantonderzoek verricht, waaronder het identificeren en verifiëren van klanten. Bij deze verplichting hoort ook het vastleggen van de desbetreffende persoonsgegevens door Accello. 

Accello gebruikt deze gegevens bij het beoordelen van een verzoek om klant bij ons te worden. We controleren aan de hand van een aantal factoren, op basis waarvan u wordt ingedeeld in een risicoprofiel. Pas daarna besluit Accello of u wel of niet klant bij ons kunt worden. Bent u al klant en doet u iets waardoor u een bedreiging bent voor Accello, onze klanten of de financiële sector? Dan registreren we dat en berichten u hierover schriftelijk. U kunt dan geen klant meer bij ons zijn.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Accello bewaart uw gegevens niet langer dan nodig voor de doelen waarvoor we gegevens verzamelen. Accello houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. 

Vragen of klachten?

Heeft u vragen over de wijze waarop Accello omgaat met uw persoonsgegevens of wilt u meer weten over het uitoefenen van uw rechten? Neem dan contact met ons op. Dat kan schriftelijk via info@accello.nl of Bloemlaan 2, 2132 NP Hoofddorp en telefonisch via 085 023 23 23.  

Ook voor klachten over de manier waarop Accello met uw persoonsgegevens omgaat kunt u via bovenstaande contactgegevens bij ons terecht. Rechtstreeks een klacht indienen bij de directie van Accello of de Autoriteit Persoonsgegevens, kan ook.

Wanneer passen wij deze privacyverklaring aan?

Privacy heeft continu onze aandacht. Het kan zijn dat onze inzichten of de wet- en regelgeving wijzigen. In dat geval passen wij deze verklaring aan, zodat voor u duidelijk blijft hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u daarom aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

De Accello Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 7 november 2024.